8 conseils pour réussir vos réunions virtuelles

 

Que vous travailliez à la maison ou en déplacement, vous ne partagerez pas toujours le même espace physique que vos collègues. Très souvent, les réunions et les sessions de collaboration auront lieu dans des espaces virtuels, comme au téléphone ou sur Skype.

Ces outils, très utiles, nous permettent de nous connecter avec nos collègues où que nous soyons, mais ils présentent également aux télétravailleurs des défis uniques. Comment, par exemple, pouvons-nous nous exprimer correctement quand on ne nous voit pas?

Il existe 8 compétences qui peuvent améliorer l’expérience pour les télétravailleurs et qui assurent une communication, une collaboration et un engagement efficaces lors de réunions virtuelles.

1. Clarté. Il est important, lorsque vous travaillez à distance, de vous assurer que ce que vous voulez dire est communiqué clairement. Sans pouvoir voir une salle remplie de visages perplexes, il peut être difficile de savoir lorsque vous avez été mal interprété. Articulez clairement et soyez prudent avec l’utilisation de votre langage. Prenez des notes et vérifiez la clarté de votre ligne avant votre appel.

2. Pouvoir. Il est difficile d’établir l’influence et l’autorité par le choix des mots seuls. Lors de réunions virtuelles, utilisez vos compétences « paralinguistiques » – en d’autres termes, ajustez le ton de votre voix, le volume, l’intensité et l’accentuation lorsque vous parlez.

3. Emotion. Transmettre des émotions, des attitudes, des conseils et des suggestions est plus facile en personne, lorsque nous pouvons utiliser le langage du corps. Les travailleurs à distance ont besoin de trouver d’autres façons de s’exprimer et de détecter ce genre de messages à travers ce qu’ils disent, la façon dont ils le disent et les questions qu’ils posent.

4. Identité. Les gens ressentent souvent le besoin de se rencontrer face à face au début d’une relation commerciale, même lorsque les prochaines interactions auront lieu à distance. En un coup d’œil, nous tirons des conclusions sur le genre de personne que nous rencontrons, leur statut comparé au nôtre et ce que nous avons en commun. Les télétravailleurs doivent souvent projeter leur identité sans rencontrer la personne en face à face. Cela peut être un « niveleur » naturel, mais cela signifie aussi que renforcer la confiance est un processus plus long.

5. Contexte. Communiquer par la voix uniquement peut signifier se sentir un peu détaché de la réalité – vous perdez l’information contextuelle sur l’endroit où vous êtes et ce qui se passe autour de vous. N’oubliez pas d’expliquer où vous êtes au début de votre appel. Permettez quelques bruits de fond aussi, comme la cuillère dans une tasse de café ou le bruit d’une page qui tourne.

6. Avoir le sens du contact. Pour développer une amitié ou une bonne relation de travail sans passer beaucoup de temps en face a face, les travailleurs à distance doivent faire plus d’efforts pour compenser la perte de repères visuels. Ecoutez attentivement et utilisez des équivalents vocaux du hochement de tête, du contact avec les yeux et du sourire.

7. Engagement. Sans information visuelle ou physique, il est assez facile de s’ennuyer lors d’une téléconférence. Soyez créatif pour collaborer, captiver et retenir l’attention des participants. Utilisez des histoires, des métaphores et des analogies ; changez votre rythme, le ton et le volume de votre voix, et utilisez le multimédia pour garder les gens impliqués.

8. Dynamique de groupe. Il assez difficile de gérer la dynamique d’équipe lors d’une conférence téléphonique. Souvent, les gens font l’erreur de penser que les téléconférences sont moins formelles et font moins peur, parce que l’on ne se trouve pas debout devant un auditoire, alors qu’en réalité, vous avez besoin d’une structure beaucoup plus rigide et vous devez être bien préparé pour que cela fonctionne bien.

 

Photo credit: linh.ngân

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